Microsoft Word vs OpenOffice Writer

Produk Microsoft Corporation ini yang selalu berhadapan dengan pekerjaan kantor atau tugas sekolah atau kuliah. Bahkan kita sudah menganggap bahwa jika kita ingin mengetik atau membuat laporan keuangan misalnya, pastilah harus menggunakan Microsoft Office (Word dan Excel).

Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, dll) adalah paket aplikasi perkantoran yang dibuat Microsoft Corp. dan dikembangkan untuk dijalankan dibawah sistem operasi Windows. Perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, sudah mengalami banyak perubahan dan penambahan fasilitas, sejak pertama kali diluncurkan tanggal 30 Agustus 1992. waktu itu aplikasi perkantoran ini diberi nama Microsoft Office versi 3.0. pada versi tersebut Microsoft Office menyertakan Microsoft Word sebagai pengolah kata, Microsoft Excel sebagai pengolah angka, Microsoft PowerPoint sebagai aplikasi presentasi dan Microsoft Mail yang digunakan untuk menerima dan mengirim email.
Setelah popular dengan Microsoft Office 3.0. pada tahun 1995-an Microsoft Corp. Kembali meluncurkan Microsoft Office 95 seiring dengan diluncurkannya sistem operasi Microsoft Windows 3. 11 for Workgroup, perubahan yang cukup signifikan dalam sejarah sistem operasi PC saat itu. Sejalan dengan perkembangan sistem operasi Microsoft Windows, Microsoft Office terus berkembang menjadi salah satu aplikasi perkantoran favorit dikalangan pengguna komputer di dunia, termasuk di Indonesia. Dan bahkan mengalahkan aplikasi pesaingnya yaitu Lotus. Sebagai catatan sebelumnya yang terkenal adalah Lotus. Tahun demi tahun Microsoft Corp. terus meluncurkan versi – versi baru Microsoft Office yang masih tetap digunakan sebagai andalan aplikasi perkantoran modern. Beberapa versi Microsoft Office yang banyak digunakan saat ini antara lain Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP (2002) dan Microsoft Office 2003. seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi, Microsoft Corp. melahirkan generasi terbaru sistem operasinya, yaitu Microsoft Windows Vista, disaat yang bersamaan Microsoft Corp. kembali meluncurkan aplikasi perkantoran terbarunya yaitu Microsoft Office 2007 yang saat ini sudah beredar dimasyarakat komputer dunia.

Beberapa program yang terdapat dalam Microsoft Office adalah :

Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (Word Processor) yang biasanya digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat, membuat label surat, membuat tabel pada dokumen, dan masih banyak lagi dokumen – dokumen lain yang bisa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

Microsoft Excel
Microsoft Excel , yang disingkat Excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempersentasikan data dan pekerjaan dalam bentuk kolom-kolom. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode – metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data – data perusahaan, hasil – hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint merupakan keluarga dari Microsoft Office. Bila kita menginstall Microsoft Office secara lengkap, PowerPoint akan secara otomatis terinstall. PowerPoint

OpenOffice.org adalah sebuah paket aplikasi perkantoran yang bersifat Open Source, yang berarti kita bebas menggunakannya dengan tidak membayar sedikitpun alias Gratis. Paket tersebut termasuk komponen – komponen pengolah kata (word Processor), lembar kerja (Spreadsheet), presentasi, ilutrasi vector, dan gudang data (Database). OpenOffice.org ditujukan sebagai saingan bagi Microsoft Office yang dapat dijalankan dalam berbagai Platform, termasuk Windows, Solaris, Linux, dan Mac OS X. OpenOffice.org mendukung standar dokumen terbuka untuk pergantian data, dan dapat digunakan tanpa biaya.OpenOffice.org dibuat berdasarkan code dari Star Office, sebuah Office Suite yang dikembangkan oleh Star Division dan diakusisi oleh Sun Microsistems pada Agustus 1999. Code asal dari suite ini dilepas sebagai proyek sumber terbuka pada Juli 2000, dengan tujuan mendobrak dominasi pasar dari Microsoft Office dengan menyediakan pilihan yang berbiaya rendah, berkualitas tinggi, dan terbuka. Kode asal untuk suite aplikasi ini tersedia dibawah dua lisensi perangkat lunak yang berbeda : LGPL dan SISSI; dari versi 2.0, dia hanya tersedia dibawah LGPL.
Proyek dan perangkat lunak disebut sebagai “OpenOffice”, tetapi pengatur proyek melaporkan bahwa istilah ini adalah sebuah merk dagang yang dipegang oleh kelompok lain, sehingga mengharuskan mereka mengambil “OpenOffice.org” sebagai nama resminya, dan juga disingkat OOo.

Pada dasarnya aplikasi yang terdapat dalam Open Office ini mirip dengan aplikasi Office lain yaitu Star Office. Perbedaannya pada aplikasi Star Office versi 6, lisensinya tidak free lagi. Sedangkan aplikasi Open Office masih merupakan  Open Source. Jadi dapat dikatakan Open Office ini merupakan versi gratis dari Star Office yang sama-sama produk buatan Sun Microsystem

Open Office memiliki kompabilitas yang baik dengan aplikasi perkantoran lain, terutama  Microsoft Office. Untuk pengolah kata atau word processor seperti  Microsoft WordOpen Office memiliki Open Office Writer. Selain untuk mengolah spreadsheet di  Open Office memiliki  Open Office Calc seperti halnya Microsoft Excel. Sedangkan aplikasi untuk membuat berupa file presentasi, Open Office memiliki Open Office Impress  yang mampu membaca format file ppt yang berasal dari Microsoft Powerpoint

Lebih dari semua aplikasi itu, Open Office juga memiliki aplikasi Drawing  untuk menggambar, dan HTML Document untuk membuat file dokumen HTML atau webpage

Ditambah dengan aplikasi formula untuk membuat berbagai rumus matematika serta fasilitas untuk membuat label, business card, dan lain-lain. 

Berikut ini merupakan catatan kecil tentang Open Office :

· Low cost.  Open Office jauh lebih ekonomis dibandingkan dengan program aplikasi yang membutuhkan lisensi dalam penggunaan setiap releasenya. Sedangkan Open Office tidak perlu membayar lisensi. Kalaupun ada biaya yang harus dikeluarkan itu hanyalah biaya dari harga keping CD, download, buku, dan biaya distribusi. 

 · Easy Migration. Dengan menggunakan Open Office setiap user dapat dengan mudah mengkonversi format file yang dibuatsehingga dapat digunakan pada aplikasi Ms. Office

 · Better Stability. Open Office jauh lebih stabil dibandingkan dengan aplikasi Office lain yang rentan dengan gangguan virus dan gangguan crash  karena dijalankan pada lingkungan aplikasi yang tertutup. 

 · Better Performance. Peraihan release Open Office jauh lebih “bersahabat” dibandingkan aplikasi lain yang meminta tuntutan saat beralih release

 · Export to PDF. Dokumen yang telah dibuat dengan Open Office dapat disimpan atau di export ke dalam format PDF, sehingga dapat dibaca dengan aplikasi Adobe Acrobat Reader atau sejenisnya.

Open Office Writer adalah word processor yang baik dan memiliki tampilan format WYSIWYG (What You See Is What You Get). Apa yang kita lihat di OpenOffice Writer itulah yang kita dapatkan jika mencetak dokumen. Tampilan yang dimiliki OpenOffice Writer tidak jauh berbeda dengan aplikasi Word Processor yang dimiliki Microsoft WordInterface utama atau lembar kerja adalah area untuk mengedit dokumen (ruang putih window). Di bagian window terdapat bermacam-macam fungsi yang dikumpulkan ke toolbars dan dengan menu-menu tersebut kita dapat menentukan format huruf, paragraph, ukuran kertas, perataan (text alignment) dan masih banyak lagi. 

 

Open Office Writer memiliki semua fungsi sebuah aplikasi pengolah kata seperti membuat, mengolah, dan mengedit suatu dokumen. Yang tidak kalah penting, dengan banyaknya aplikasi word processorOpenOffice Writer dapat membuka dan menyimpan berbagai macam dokumen. Misalnya Microsoft Office, Lotus 123, Text Macintosh, DOS, Rict Text Format (RTF), dan sebagainya. Hal ini merupakan terobosan yang sangat berarti bagi para pengguna yang sering dihadapkan masalah bagaimana 

bermigrasi dari dokumen satu ke dokumen lainnyamenggunakan word processor yang berbeda dengan mudah dan nyaman. writer (gaya koran) dengan Open Office 

ootnote (catatan kaki) dengan Open Office Writer dan Open Office rt dokumen ke PDF dan ekstensi lain. 

1. Pengenalan Open Office W

2. Membuat Dropcap (tulisan berWriter) 

3. Menulis F

4. Membuat Daftar Isi dengan Open Office Writer. 

5. Membuat Mail Merge dengan Open Office Write Calc. 

6. Exspo

Open Office Spreadsheet/ Calc adalah perangkat lunak spreadsheet yang bersifat bebas atau open source, tersedia di bawah lisensi GPL. Open Office Spreadsheet/Calc merupakan bagian dari paket aplikasi perangkat lunak Open Office.org. Calc sangat mirip dengan Microsoft Excel, dengan fitur yang hampir sama. Calc menyediakan sejumlah fitur yang tidak ada di Excel, seperti sistem yang secara otomatis mendefinisikan deret untuk pembuatan grafik berdasarkan layout data pengguna. Calc juga dapat secara langsung mencetak spreadsheet ke dalam format PDF. Beberapa fasilitas yang dimiliki Calc antara lain teknologi baru Data Pilot yang mempermudah pengambilan data mentah dari basis data perusahaan, Formula dengan bahasa natural, memungkinkan kita memasukkan formula menggunakan kata-kata, Intelligent Sum 

Button memasukkan fungsi penjumlahan atau subtotal secara otomatis, Wizard yang memandu pengguna dalam memilih dan menggunakan fungsi-fungsi spreadsheet lanjut secara komprehensif dan masih banyak lagi. 

Open Office Calc adalah  software spreadsheet yang memungkinkan untuk melakukan input dan manipulasi sel data (data cells) yang terorganisasai dalam baris dan kolom, membuat daftar memelihara record, dan menganalisa data. Sebuah sel adalah 

pengisi bagian individu dari data, seperti kuantitas, tabel, atau formula matematika. Pada saat membuka spreadsheet  baru akan disediakan 3 sheets,  sheet  1,  sheet  2,  sheet  3, dengan minimal sheet dan dapat menambah atau mengurangi sheet  yang terdiri dari 256 kolom, yaitu kolom A sampai dengan kolom IV dan terdiri dari 32.000 baris. Dalam versi 3.0 dari Open Office.org, setiap lembar bisa memiliki maksimum 65.536 baris dan 1024 kolom.

1. Mengenal Open Office Spreadsheet/ Calc. 

2. Membuat Mail Merge dengan Open Office Writer dan Open Office Calc. 

Open Office Impress merupakan salah satu aplikasi dari Open Office, merupakan salah satu paket yang terdapat dalam Open Office suite yang dapat digunakan untuk membuat slide presentasi dan dokumen HTML. Misalnya presentasi rencana 

proyek, produk, strategi marketing, akademis dan lain sebagainya. Jika kita membandingkan dengan produk Microsoft Office, Open Office Impress lebih kurang sama fungsinya dengan Microsoft Power Point.  Jika anda pengguna Microsoft Power Point sejati, tentu tidak akan susah bagi anda untuk menggunakan aplikasi Impress ini. Meskipun ada perbedaan dalam beberapa feature namun dalam pembuatan sebuah presentasi pada umumnya (tanpa menggunakan feature tambahan untuk expert 

presentation) tidaklah ada perbedaan. Dalam penggunaan OpenOffice Impress ini, pada awalnya akan muncul window menu autopilot presentation yang menyedikan tiga buah pilihan pembuatan slide, yaitu :  Empty presentation. Digunakan untuk membuat slide presentasi kreasi sendiri berdasarkan desain dan efek yang sudah ditentukan di dalam OpenOffice Impress. 

From template. Untuk membuat slide presentasi berdasarkan template  OpenOffice Impress. 

Open Existing presentation. Untuk membuka slide presentasi yang sudah pernah disimpan sebelumnya. 

Saat kita membuat presentasi, setiap slide akan diberi 5 halaman tambahan dengan fungsi tersendiri. Kelima halaman tersebut antara lain : 

1. Normal                     : Halaman untuk menulis presentasi 

2. Outline                     : Halaman yang berfungsi sebagai indeks tiap slide. Berisi tentang content slide yang berada di halaman normal. 

3. Notes                       : Halaman untuk menambahkan note (catatan) pada tiap slide. Catatan ini berfungi sebagai penjelasan tambahan dari slide yang kita buat.

4. Handout       : Halaman ini untuk mengatur tampilan slide jika presentasi akan dicetak menjadi bentuk buku. 

5. Slide sorter   : Halaman ini untuk mengatur urutan dari slide yang akan ditampilkan

1. Mengenal Open Office Impress. 

2. Membuat slide presentasi dengan Open Office Impress. 

3. Membuat animasi-animasi dengan Open Office Impress. 

4. Menambahkan Hyperlink dalam slide presentasi dengan Open Office Impress, Page 9 

Open Office Base adalah sebuah program database yang merupakan bagian dari suite Open Office. Bersaing langsung dengan lain aplikasi database besar seperti Microsoft Access, Base adalah alternatif yang kuat dan bebas untuk pricy solusi database. Dengan fasilitas-fasilitas yang disediakan kita dapat dengan cepat dan mudah bekerja pada lingkungan basis data, selain itu anda juga dapat menggunakan Base untuk membuat file tabel, mendefinisikan field, mengisi record, serta untuk membuat file basis data dan menyimpan file basis data. Tabel merupakan kumpulan record yang disimpan pada suatu file tabel basis data. Tabel-tabel memiliki hubungan relasi berdasarkan matematika dan logika. Tabel beserta dengan Query-nya disimpan bersama pada file basis data project. Record adalah data yang disimpan pada file basis data. 

Ada tiga sub menu utama pada tampilan Tabel Base, yaitu :

Create Table in Design View – Membuat tabel berdasarkan spesifikasi field dan propertinya oleh user pada file DDL & DSL. 

Use Wizzard to Create Table – Membuat tabel berdasarkan spesifikasi yang sudah ditentukan dalam program template, misalnya template untuk bisnis, employee, dan sebagainya.

Create View – Membuat tabel dan menentukan record yang akan ditampilkan.

MIGRASI MICROSOFT OFFICE KE OPEN OFFICE

Sekilas tampak sederhana berpindah aplikasi perkantoran dari Microsoft Office ke Open Office. Mengingat fitur-fitur standar yang ada pada Microsoft Office sudah ada pada Open Office, meskipun ada beberapa perbedaan namun sebenarnya perbedaan tersebut dapat dipelajari. Ternyata pelaksanaan migrasi dari Microsoft Office ke Open Office lebih susah daripada migrasi system operasi itu sendiri (migrasi dari Windows ke Linux). Hal ini disebabkan ketakutan user pertama kali ketika menggunakan Open Office. Takut data tidak terbaca/kacau, takut kesulitan, dan takut harus belajar lagi dari Nol, yang akan berefek pada tingkat produktivitas dan mendapat ‘semprotan’ dari atasan karena tidak dapat mencetak data segera (sak det sak nyet)Memang ketika migrasi menggunakan Open Office akan ada beberapa data dari Microsoft Office yang terlihat kacau sehingga mau tidak mau user harus melakukan editing ulang. Kekacauan tersebut terjadi karena;

  1. Perbedaan jenis font, hal ini dapat diatasi dengan memasukkan font-font Microsoft Office ke system Linux, solusinya dengan menambahkan font windows pada system.
  2. Tabel dan gambar, penanganan gambar dan tabel pada Microsoft Office dan OpenOffice memang berbeda. Kemungkinan ketika membuka dokumen doc yang mengandung tabel dan gambar akan terlihat sedikit berantakan di Open Office. Tapi dengan meluangkan sedikit waktu, sebenarnya kita dapat memperbaiki dokumen-dokumen tersebut dan menyimpannya dalam format OpenOffice
  3. Menu dan interface yang berbeda. Open Office dan Microsoft Office memiliki perbedaan mendasar pada peletakan menu-menunya. Bagi pengguna yang sudah sangat familiar dengan Ms.Office tentu akan merasa tidak nyaman dengan perubahan tersebut. Dalam hal ini sangat bergantung dengan kemauan (willingnes) dari pengguna untuk mempelajari dan beradaptasi dengan perubahan
  4. Mail Merge, sangat berbeda antara Microsoft Office dan Open Office. Dokumen mail merge dari Microsoft Office sendiri tidak dapat dibaca oleh Open Office, oleh karena itu pengguna harus membuat ulang dokumen mail merge tersebut. Namun apabila pengguna telah terampil, penggunaan mail merge pada Open Office jauh lebih fleksibel dan mudah daripada menggunakan mail merge dengan Microsoft Office

Masih banyak kendala-kendala lainnya yang dirasakan ketika pengguna bermigrasi menggunakan Open Office, seperti perbedaan printing, membuat file presentasi, dan pengolahan data dengan spreadsheet. Oleh karena itu, diperlukan support yang solid untuk menjembatani kendala yang muncul ketika pengguna menggunakan Open Office. Sedangkan dari sisi pengguna sendiri, mereka harus memiliki kesadaran yang tinggi dan memiliki kemauan yang kuat meluangkan sedikit waktu untuk beradaptasi dengan OpenOffice.

Untuk membuat mail merge berikut ini adalah langkah-langkahnya :

  1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
  2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge
  1. .  Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
  1. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian bawah untuk melanjutkan
  1. Pilih Use the current document kemudian klik Next
  1. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat daftarnya pilih saja Type a new list kemudian klik Create.
  1.  
    1. Akan muncul jendela New Address list.Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang dibutuhkan.
      1. Klik Customize columns
  1. Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus
  1. Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama, Alamat, dsb)

d. t ambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.

e.  Jika dirasa sudah cukup klik OK

f. Muncul jendela New address list. Masukkan data-data yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK

        1. Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.

h  Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save

muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang pada list tersebut.

Klik Next : Write your letter untuk melajutkan

Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen.

Arahkan kursor pada tempat filed diletakkan.Pada pilihan write your letter,

pilih More itemPada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen kemudian klik inser

Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini

kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.

          • Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit recipient list. Jika sudah cukup klik Next untuk complete the merger.
          • Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word. Silahkan pilih sesuai kebutuhan.

LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE DI OPEN OFFICE

Untuk Membuat surat melalui mail merge pada open office dengan cara sebagai berikut :

  1. Ketik dahulu surat yang ingin kita buat.
  1. Klik menu tools lalu pilih mailn merge wizard
  1.  Pilih Use the current document, Lalu klik next.
  1. Pilih letter, klik next.

            5.      klik tombol select address list.

            6.      Kemudian muncul jendela pilihan address list yang akan digunakan lalu mengklik tombol ‘create’.

            7.      Kemudian muncul tampilan new address list, lalu klik tombol customize.

  1.  Muncul Customize address list.

            9.      lalu address list elementsnya di delete, lalu klik add.

  1. Muncul jendela Add elements, lalu klik add.

            11.  Lalu list Nama,  NPM, dan Alamat di add. Setelah selesai membuat element klik OK

12.  Kemudian masukkan pada jendela address information data-datanya, lalu klik Ok.

            13.  Muncul jendela save as.

            14.  Kemudian muncul jendela select address list, klik OK

.

            15.  Kemudian muncul jendela mail merge wizard, klik match fields

            16. Muncul jendela Match Field, lalu klik Ok.

17.  Klik More

            18.  Muncul jendela select addres block, klik edit

19.    Kemudian muncul jendela Edit address block, Klik “Remove from address” untuk menghapus address yang tidak kita gunakan klik Ok.

            20. Klik next.

            21. klik next.

            22. di Uncheklis dahulu lalu klik next.

            23.  klik next.

            24.  Lalu klik edit document.

            25.  Edit hasilnya sesuai yg diinginkan

            26. Klik Next

            27. Klik next kembali

            28. Untuk save document

 

            29.  Save sesuai dengan nama yg anda inginkan

            30.  Klik finish

                         

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s